Sistema de gestión documental para ingeniería y proyectos

Sistemas de gestión documental para empresas que manejan dibujos de Ingeniería como: planos, diagramas, hojas de calibración, etc; organizados con estructura de árbol, con el fin, de que el personal que los requiera consultar los pueda hacer en tiempo real con una navegación detallada y búsquedas avanzadas relacionadas con: Planta industrial, área de la planta, equipo o tecnología, subconjunto del equipo o tecnología; proyecto, especialidad de ingeniería, ubicación física y digital, números de documentos asociados; fabricante y fechas de control.

Principales requisitos diferenciadores de los sistemas de gestión documental para ingeniería

En las empresas del sector de la ingeniería, como empresas de arquitectura, construcción, mecánica, aeronáutica, eléctrica, las formas de trabajo se centran en proyectos. Estos proyectos se realizan con diferentes organizaciones colaboradoras y clientes que aportan y reciben información a lo largo de todo el proyecto. Este concepto de colaboración engloba la mayoría de los requisitos que se piden a los gestores documentales en ingeniería.

Características

• Conexión a PostgreSQL, SQL Server, Ms Access, MySQL
• Configuración de Cliente / Servidor
• Migración o convergencia en la Web
• Almacena documentos de cualquier tipo (TIFF, DWG, CAD, PDF) etc.
• Configuración maestro de datos (vista árbol de la aplicación)
• Seguridad por perfiles
• Búsqueda de documentos por navegación vista árbol
• Búsqueda de documentos por 8 tipo de filtros
• Búsqueda de documentos por código, texto, ubicación y referencia
• Envío de documentos por correo con un clic / Integración con Outlook
• Envío de documentos por impresora y ploter con un clic
• Personalización para codificar la documentación según el instructivo de la organización.
• Genera reportes e indicadores del estado de documentos administrativos y técnicos generados por la organización
• Flujos de trabajo, revisiones y procesos de aprobación

Caso de estudio:

El área de Puerto Ordaz fue construida en 1952 como la base administrativa de la Orinoco Mining Company (hoy CVG Ferrominera Orinoco), desde donde embarcaba el hierro proveniente de la explotación de la mina El Pao y el Cerro Bolívar, hacia los mercados internacionales, fue planificada en conjunto con la Corporación Venezolana de Guayana, el acto inaugural se realizo en el emblemático Centro Cívico “Allí hay un monolito de hierro para significar la riqueza en mineral de hierro de la región, y el acta de fundación de la nueva ciudad”. El complejo tenía teatro, club social deportivo, la Iglesia Nuestra Señora de Fátima, un café, librería, el Banco Royal, el servicio de telégrafo, líneas aéreas y mueblerías”.

Por lo tanto, cuando nos referimos a CVG Ferrominera debemos hablar de Puerto Ordaz, ya que, el acervo cultural de la empresa le pertenece a la Ciudad y viceversa, al igual que Ciudad Piar, economía basada gran parte en la extracción del hierro, en especial en los cerros de San Isidro y Bolívar, “en este lugar se ubica una de las más importantes reservas de material ferroso del mundo”.

CVF Ferrominera Orinoco, empresa que extrae, beneficia, transforma y comercializa mineral de hierro, ahora integra en sus operaciones las Plantas: TOPPCA (Pellas) y OPCO (Briquetas) como materia prima para el proceso de acería, por lo tanto, se debe adicionar la documentación técnica a la existente desde el año 1.935, que abarca las exploraciones, estudios, edificaciones y estructuras realizadas por la empresa para sus operaciones primarias (hierro), así como las obras en pro del desarrollo urbanístico para el bienestar social de las comunidades a su alrededor, el cual, nos deja un número considerable de planos y la necesidad de iniciar el trabajo de resguardo digital del acervo tecnológico y cultural. Hoy en día CVG Ferrominera Orinoco posee 2 Plantas industriales de Pellas (2da línea próximamente), Briquetas, Concentración, Procesamiento de Mineral de Hierro y el Sistema de Transporte, ésta plantas industriales y el sistema de logística de transporte poseen en algunos casos “en otros no existen”, un sistema estructurado de codificación, así como su especialidad (mecánica, eléctrica, civil) entre otras, que son equivalentes entre las diferentes plantas, pero no igual, aunado a ello, la empresa está en constante generación y recepción de documentos técnicos, bien sea por modificación a la documentación existente o nuevos proyectos; incrementando el número de documentos y las gestiones relacionadas con archivo y control manual de los mismos, cuyas estimaciones para el año 2017 sobrepasarán los 100.000 planos y una cantidad no estimada en manuales.

Identificación de Problemas:

• Proceso manual para ubicar un plano, horas y días para su búsqueda, pérdidas incalculables de horas hombres en el proceso (área operativa, área de mantenimiento, ingeniería, proyectos).
• Tres empresas en una con: tres productos, procesos y saberes técnicos diferentes (los documentos técnicos se identifican en léxico diferente)
• Zonas dónde se encuentran los documentos son lejanas entre sí (documentación dispersa y proceso de búsqueda manual)
• Algunas zonas (salas técnicas) no tienen red por topología cableada sino por vía microondas con latencia intermitente (comunicación difícil).
• La organización está conformada con edificaciones, equipos y plantas industriales con diagramas y fabricantes que se diferencian o tienen similitudes entre sí
• Las plantas industriales y el sistema de logística de transporte en algunos casos poseen “en otros no existen”, un sistema estructurado de codificación, así como su especialidad (mecánica, eléctrica, civil, químicos) etc.

Análisis para determinar los problemas:

• Diagrama causa – efecto: Análisis del proceso manual de solicitud y emisión de documentación técnica (planos y manuales)
• Recopilar información histórica de la empresa que se relacione con manuales y planos
• Entrevistas a personal activo y jubilado especialistas en ciertas áreas técnicas
• Visitas a todas las áreas de Ferrominera con el fin de localizar documentación técnica desde Ciudad Piar hasta Puerto Ordaz.
• Revisar estudios de inventarios (en caso de existir)
• Revisión y análisis de la documentación existente: Documentos de planta, planos índices (medulares), informes técnicos, manuales de documentación técnica de Midrex, LUMUS, OPCO, US Steel, Orinoco Mining Company y nomenclatura interna de Ferrominera Orinoco.

Análisis para determinar soluciones:

• Se desarrolló árbol tecnológico con el fin de implantar la estructura estándar del sistema de información que controlará la documentación.
• Se desarrolló mapa de procesos
• Se desarrolló diagrama de base de datos de entidad-relación
• Se desarrolló estudio de normalización de datos
• Se desarrolló por cada área una ramificación de 4 nodos.
• Se desarrolló estudio para integrar la especialidad y clasificación de los planos de ingeniería entre las diferentes planta industriales
• Se desarrolló estudio de necesidad de equipos de digitalización para la captura de imagen de planos, mapas y documentos.

Cliente satisfecho con las siguientes bondades del proyecto

• Preservar el acervo tecnológico y cultural de la empresa, por medio de la reproducción de cualquier formato y tipo de papel a imagen electrónica.
• Poner a disposición información digital fidedigna, actualizada y segura, para hoy, y el mañana, con base en el ayer.
• Se sistematizó el proceso manual para solicitar, buscar, modificar y emitir documentación técnica (planos y manuales), que generaba tiempos de traslado y espera de personal, involucrando costos y retardos en los procesos administrativos y operativos de la empresa, así como una alta probabilidad de perder información valiosa, debido a la manipulación física de los documentos.
• Se eliminó el ciclo repetitivo del fotocopiado, actividad que a través del tiempo influye en la depreciación de los equipos y el deterioro de los documentos. Esta actividad genera altos costos en el papel, tóner y tinta utilizados para tal fin.
• Se cultiva el conocimiento en base a la experiencia obtenida en identificar, recuperar, resguardar, registrar y difundir información técnica para el presente y las generaciones futuras.

Vídeo: